augustus 25

0 comments

Dashboarding en (KPI) dashboards: dit is waarom het noodzakelijk is!


Je gaat vandaag leren waarom dashboards noodzakelijk zijn om klanten beter te bedienen, efficiënter te werken en om te groeien met je bedrijf

Ik ga je stap voor stap meenemen in het proces om actiegerichte dashboards te krijgen. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat maar liefst 67% van de ondervraagde managers niet de data en tools gebruiken, omdat ze er niet mee uit de voeten kunnen.

Onderzoek Deloitte Gebruik dashboarding en dashboards door managers

Bron: Deloitte analysis

Dit artikel bevat de volgende onderwerpen:

1. Wat is een (KPI) dashboard en de betekenis van dashboarding?

2. Waarom is een (KPI) dashboard essentieel?

3. Welke (stuur)informatie moet je op een (KPI) dashboard weergeven?

4. Met welke tools maak je een  (KPI)dashboard?

5.Welke skills heb je nodig om een (KPI) dashboard te maken?

6. Hoe implementeer je een (KPI)dashboard in je organisatie?


1. Wat is een (KPI) dashboard en de betekenis van dashboarding?

Een (KPI) dasboard is een visuele weergave van belangrijke informatie uit data om onderbouwde beslissingen te nemen en daarmee doelen te behalen.

2. Waarom is een (KPI) dashboard essentieel?

Een (KPI) dashboard is essentieel om je doelen te behalen.

Ik zal een voorbeeld geven.

Stel je wilt naar Amsterdam met de auto en je weet dat de af te leggen afstand 100 km is, dan moet je voldoende brandstof hebben om die afstand te overbruggen, maar ook koelvloeistof om de motor te koelen en olie om de motor te smeren. Daarnaast is remvloeistof ook noodzakelijk en in de winter, na het strooien, is ruitensproeiervoeistof ook niet overbodig.

Nu kan je voordat je aan de reis begint alles visueel gaan controleren, maar ik denk niet dat je daar erg ongelukkig van wordt.

Daarom hebben wij een dashboard in de auto met daarop onder andere een brandstofmeter. Bij een moderne auto krijg je ook gelijk een inschatting hoeveel kilometer je nog kunt rijden.

Daarnaast krijg je een melding als één van de vloeistoffen dreigt op te raken.

Dashboard audi

Nu terug naar je bedrijf. 

Je hebt een doelen gesteld om te behalen, maar heb je wel het juiste voertuig en brandstof om dit doel te bereiken?  

Wanneer je alles op gevoel en op zicht doet kom je wel een heel eind, alleen je bent ten eerste veel meer tijd kwijt bij het managen en ten tweede weet je niet precies waar je uit komt.

Met een (KPI) dashboard heb je, net als in de auto, gelijk inzicht in hoe je ervoor staat en kan je tijdig bijsturen.

Je hebt alle belangrijke informatie tijdig voorhanden.

3. Welke (stuur)informatie moet je op een (KPI) dashboard weergeven?

De informatie op een dashboard kan heel verschillend zijn. Het hangt ten eerste van de doelgroep af voor wie het dashboard is bedoeld.

Een CEO van een grote organisatie zal op hoofdlijnen willen weten hoe zijn of haar organisatie ervoor staat. Op dit dashboard komen vooral KPI’s waarmee direcht inzichtelijk is of de gestelde doelen worden behaald. Deze KPI’s komen overeen met de strategische doelen en de missie van de organisatie.

Door op hoofdlijnen de KPI’s te tonen zie je gelijk als er moet worden ingegrepen.

De CEO kan wel in meetings door het management met behulp van een gedetailleerd dashboard laten zien wat de ontwikkelingen en verwachtingen zijn.

Het dashboard van een manager zal informatie op een lager niveau tonen om daadwerkelijk datagedreven te kunnen sturen. Een dashboard moet namelijk niet alleen inzicht geven wat er aan de hand is, maar je moet ook kunnen beantwoorden waardoor het wordt veroorzaakt en hoe je kunt ingrijpen.

Dit doe je door niet alleen de outputmetingen (KPI’s) te tonen, maar ook zeker de inputmetingen. Deze inputmetingen zijn metingen van processen die de output tot gevolg hebben.

Voor een gewenst resultaat moet je de processen bijsturen.

Om een voorbeeld te geven heb ik ook een blog geschreven met daarin 10 KPI retail voorbeelden om actiegericht te sturen.

Om te kijken naar de processen en om actiegericht te kunnen sturen heb ik als hulpmiddel een KPI canvas gemaakt. Hiermee kijk je niet alleen naar de KPI, maar ook naar de processen die hierop van invloed zijn en welke acties je kunt ondernemen.

4. Met welke tools maak je een  (KPI)dashboard?

Er zijn verschillende tools om dashboards te maken. Je kunt bijvoorbeeld een dashboard in Excel bouwen, maar wil je een stap verder en dashboards met de organisatie kunnen delen, dan kan je bijvoorbeeld een dashboard in Power BI maken.

Je kunt Power BI desktop gratis downloaden en vervolgens het gemaakte dashboard in de cloud met de organisatie delen.

Hieronder zie je het Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms van Gartner.

_Magic_Quadrant_for_Analytics_and_Business_Intelligence_Platforms

Daarin is snel zichtbaar dat Microsoft met Power BI de leider is en de concurrenten ver achter laat.

Een sterk punt van deze tool is de lage instapprijs om dashboards te maken en distribueren.

5. Welke skills heb je nodig om een (KPI) dashboard te maken?

Kennis van Business intelligence tools/software

Ten eerste moet je weten hoe de software naar keuze werkt. Daarmee bedoel ik niet alleen hoe je grafieken maakt, maar ook hoe je de data modelleert.

Met bijvoorbeeld Power BI kan je uiteenlopende connecties met verschillende soorten databases maken. Daarnaast kan je bijvoorbeeld ook met Power BI webscrapen.

Data modelleren

Voor de overzichtelijkheid, performance en om data uit verschillende databases te kunnen combineren is het ook belangrijk om de data te kunnen modelleren in een dimensioneel datamodel.

De grondlegger van dit model is Ralph KImball. Microsoft adviseert dit model ook wanneer je in Power BI dashboards gaat ontwikkelen.

Het probleem is namelijk dat operationele datamodellen niet geschikt zijn om data uit op te vragen. Ze bestaan vaak uit veel tabellen die ook voor problemen kunnen zorgen als je meetwaarden wilt opstellen. Je bent dan net afhankelijk van hoe de database is opgebouwd.

En dan heb ik het nog niet over hoe deze is gevuld.

Voordat je data in een dashboard kunt laden moet je de data prepareren. Dit wordt ook wel het ETL proces genoemd. Dit staat voor Extract, Transform en Load.

Als eerste wordt de data uit het bronsystemen gelezen. Vervolgens wordt deze data bewerkt en en dimensie en feittabellen geladen.

dimensional model voor dashboards

Bron: kimballgroup

UX-UI designer

Wanneer de data klaarstaat wil je deze in een mooi vormgegeven en functioneel dashboard laden. Het design en gebruiksvriendelijkheid is hierbij belangrijk. Je moet dus zowel ene UX als UI designer zijn.

6. Hoe implementeer je een (KPI)dashboard in je organisatie?

Wanneer het dashboard klaar is en in productie staat wordt het belangrijkste onderdeel nog wel eens vergeten. De implementatie in de organisatie. En dit terwijl dit het belangrijkste is.

Het doel van het dashboard is dat je met informatie onderbouwde beslissingen kunt nemen om doelen te behalen.

Nu gaat een manager daadwerkelijk met het dashboard aan de slag en kom je in deen PDCA cyclus.

Ten eerste moet alles blijven draaien en ten tweede zullen er nieuwe of andere wensen van het management komen. 

Zorg er ten eerste voor dat met trainingen de data geletterdheid van de medewerkers verbetert om data te kunnen interpreteren en daarnaast ook om het dashboard te gebruiken.

En zorg ten tweede voor een aanspreekpunt in de organisatie als er bugs of aanpassingen nodig zijn.

Zoals je hebt kunnen lezen zijn dashboards noodzakelijk om tijdig te kunnen sturen en komt er nog wel wat bij kijken om dit te ontwikkelen en in de organisatie te implementeren.

Wil je ook datagedreven ondernemen met (KPI) dashboards volg dan het programma “In 8 weken naar datagedreven ondernemen” In dit programma wordt je stap voor stap begeleid om datagedreven te ondernemen met behulp van dashboards.

Misschien ben je ook hierin GEÏNTERESSEERD

Ontvang dit gratis ebook!

Ontdek hoe je een effectief en actiegericht dashboard krijgt,

 waarmee je doelen behaald en in control bent.