Ben je bezig met het opstellen van KPI’s en op zoek naar een KPI voorbeeld? In deze blog krijg je een praktisch hulpmiddel over hoe je de juiste KPI’s opstelt waarmee je kunt sturen.
Waarom zijn KPI’s belangrijk?
Je stelt als bedrijf doelen op met een strategie hoe je deze doelen gaat behalen. Je weet alleen niet van te voren of deze strategie werkt en je wilt daarnaast ook meten in hoeverre je doelen zijn behaald.
De KPI’s zijn de belangrijkste prestatie indicatoren van je bedrijf. Ze geven aan hoe je presteert tegenover een norm die je hebt gesteld.
Zonder deze KPI’s is het onmogelijk om een bedrijf goed aan te sturen. Je hebt geen overzicht en je bent daarmee ook niet in control.
Wat is het verschil tussen een KPI en een PI?
Bij het opstellen KPI's worden KPI’s (kritieke prestatie indicatoren) en PI’s (prestatie indicatoren) vaak door elkaar gebruikt en wordt er dezelfde waar aan toegekend. Het grote verschil, wat de naam ook zegt, is dat KPI’s kritiek zijn voor een onderneming.
De omzet van een organisatie is van belang voor de levensvatbaarheid, maar het aantal website bezoekers niet per definitie. De omzet is een KPI en het aantal website bezoekers is een PI. In het engels wordt in het laatste geval ook wel een vanity metric genoemd.
Wat wil je vastleggen over een KPI?
In eerste instantie lijkt het vastleggen van een KPI misschien wel makkelijk. Je kunt bijvoorbeeld zeggen. Ik wil het aantal leads per maand zien. Je gaat naar de Business Intelligence ontwikkelaar en vraagt of deze in het dashboard gebouwd kan worden.
Dit lijkt een eenvoudige exercitie, maar wat is precies een lead? Is dit iemand die een offerte heeft aangevraagd, of bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief is ingeschreven? Dit moet zorgvuldig worden omschreven, zodat iedereen binnen de organisatie weet wat je met een lead bedoeld.
In het canvas, wat je ook kunt downloaden, is ruimte voor de beschrijving van de definitie en de formule.
Moet elke KPI een norm/ budget hebben?
Ja, iedere KPI waar je op wilt sturen moet een norm of budget hebben. Hoe weet je anders of het goed of slecht gaat en of het volgens verwachting is. Je hebt namelijk informatieve dashboards en actiegerichte dashboards.
Bij de actiegerichte dashboards wil je sturen op de processen op basis van de prognose. Bij een informatief dashboard is het leuk dat je de informatie krijgt, maar je vraagt jezelf gelijk af wat je ermee kunt.
Hierdoor zijn er ook veel dashboards en rapportages waar veel tijd in de ontwikkeling is gestopt, maar niet worden gebruikt.
Welke vragen heb je over je KPI?
Met het KPI canvas ga je gelijk over de vragen nadenken die bij je opkomen indien een KPI boven verwachting presteert, of wanneer het benedenmaats is. Hiermee krijg je gelijk een idee welke (K)PI je nog meer wilt zien om een antwoord op de vragen te krijgen die je hebt.
Welke acties wil je ondernemen op basis van je KPI?
Dit is eigenlijk wel het belangrijkste waar je van te voren over wilt nadenken en vastleggen. Welke acties ga je ondernemen? In een actiegericht dashboard heb je inzicht in je doel en het resultaat en de bijbehorende PI’s die van invloed op de KPI.
Stel dat je bedrijven als klant hebt en je een team van accountmanagers hebt die verkoopt, dan zul je waarschijnlijk een omzetdaling zien als een accountmanager lange tijd ziek is.
Of indien je onderdelen levert en je vaak nee moet verkopen door een te lage servicegraad, dan kan het ook zijn dat klanten ergens anders heen gaan.
Maak de processen inzichtelijk en neem de belangrijke (K)PI’s waar je op kunt sturen mee in je dashboard en bedenkt van te voren welke acties je moet nemen.
Je kunt natuurlijk niet alles voor zijn, maar je wordt er wel bewust van wat belangrijk is en welke informatie je inzichtelijk wilt hebben.
Voorbeeld voor het opstellen van een KPI
Hieronder heb ik een voorbeeld van een ingevuld KPI canvas weergegeven.
Het bedrijf wil sturen op het aantal leads, waarbij 20 leads per maand als het doel wordt gesteld. Een lead is in dit geval een webinar registratie. Via webinar registraties verkopen zij hun product.
Via een Facebook of LinkedIn ad komt met op de webinar registratie pagina. Een prestatie indicator is bijvoorbeeld het aantal bezoekers van de webinar registratie, wat van invloed op het totaal aantal leads is.
Ik heb in het kort ook aangegeven wat je eigenlijk over de leads wilt weten, welke drilldowns je wilt zien en welke acties je wilt ondernemen uit het niet volgens prognose gaat.
Voorbeeld KPI canvas:
